Gestionați-vă timpul - sfaturi de specialitate
Timpul este una dintre cele mai valoroase resurse pe care le avemavem din abundență. Iar modul în care o folosim depinde de rezultatul pe care îl obținem. Doriți să învățați cum să vă alocați timpul pentru a deveni mai productiv și, în același timp, mai puțin obosit?
Vă vom spune despre instrumentele cele mai utile pentru lucrul cu calendarul descris de Daniel Browne - autorul "sursei energiei".
Principiul Pareto afirmă că lucrareacompletați tot timpul alocat pentru aceasta. Calendarul este instrumentul dvs. pentru bugetarea în timp, permițându-vă să vă ocupați în mod eficient de orice afacere sau proiect pe care lucrați. Timpul neplanificat, cel mai probabil, va fi ocupat de muncă. Utilizați următoarele reguli pentru a vă ajuta să utilizați calendarul:
1. Calendarul ar trebui să reprezinte o imagine reală a modului în care vă veți folosi timpul.
Ar trebui planificat tot ceea ce este important pentru tine și trebuie făcut. O excepție poate fi făcută numai pentru sarcini mici pe care le petreceți mai puțin de cincisprezece minute.
2. Luați timp pentru a defini planurile pentru anumite zile și săptămâni.
Planificarea detaliată vă ajută să economisițiconcentrare asupra a ceea ce faci la un moment dat, și nu în spatele program. Pentru a planifica o zi înainte în cel mai bun aseară, când ai terminat și au o idee despre ceea ce ar trebui să fie mutat la mâine. Elaborarea sau actualizarea planului în dimineața este recomandabil numai în cazul în care noaptea în care ai venit cu o idee creativă sau sunt amintit de realitatea de urgență.
3. Îndepărtați listele de rezolvare.
După ce ai scris tot ce trebuie să faci pe hârtie, tueliberați-vă capul, dar problema este că în lista dvs. de cazuri nu se va limita la termene limită și, prin urmare, nu veți ști când veți putea să le îndepliniți.
4. Utilizați alertele pentru activități care sunt strâns legate de timp.
Dacă aveți lucruri de făcutla un moment dat, activați alerta sau semnalul care vă amintește de ele. În ciuda faptului că alertele contribuie la păstrarea sentimentului de timp, este recomandat să nu le folosiți în cazurile care nu sunt legate de timp, deoarece dacă se întâmplă prea multe întâmplări, veți înceta să le răspundeți.
5. Programați soluția pentru sarcini cu termene flexibile.
De obicei, lucrurile care nu necesită acest lucruangajate într-un anumit timp, pus pe listele, de multe ori uitat despre ele sau transferat a doua zi. Prin includerea acestora în programul dvs., veți crește probabilitatea soluționării acestora. Ia-le pentru o vreme când probabil că le vei putea rezolva.
6. Faceți calendarul cel mai bun prieten al dvs.
Chiar dacă folosiți un jurnal electronicsetați alertele, trebuie să vă referiți din când în când la calendarul dvs. Acest lucru vă va permite să obțineți o idee despre ziua următoare. Trebuie să vizualizați calendarul cel puțin de două ori pe zi. Cel mai bine, dacă te uiți la ea de fiecare dată când terminați următorul lucru. Ștergeți cazurile completate sau evidențiați-le în culori pentru a vedea că lucrările despre ele au fost finalizate.
7. Împărțiți sarcinile mari în cele mai mici și planificați soluția.
Adesea, atunci când lucrează la proiecte mari potSe pare că nu este nevoie să planifici nimic, deoarece deja se știe ce să faci în următoarele zile sau săptămâni. Cu toate acestea, dacă nu sunteți foarte organizat, atunci o idee aproximativă a ceea ce faceți și a intervalului de timp aproximativ vă va afecta productivitatea, deoarece absența orarelor în orar vă va lipsi de un sentiment de urgență. Nu călcați pe pistă vă va ajuta să împărțiți proiectul în subtascuri și să planificați soluții pentru fiecare dintre ele în calendar.
8. Nu uitați să asigurați pauze între cazuri.
Principalul obstacol în planificarea -lipsa realismului. Planificarea probleme de decizie fără distragere sau întreruperi necesare pentru a trece la următorul caz, riscați să pierdeți concentrarea, izbucni programul și se confruntă cu în timp pentru a prinde din urmă. De-a lungul timpului, începe să crezi că planul nu funcționează și să renunțe la ideea de a asigura productivitatea. Dacă contempla odihnă, pauză pentru masa de prânz, timp pe drum și distragere, veți obține o imagine realistă a ceea ce va face și ce va fi petrecut timpul, și astfel poate planifica mai eficient ziua.
9. Planificați timpul pentru pregătirea apelurilor și viitoarele întâlniri.
Probabil ați întârziat la o întâlniredatorită faptului că nu ați oferit suficient timp pentru drum și apariția unui obstacol. Planificând timpul de pregătire în calendarul dvs., veți scăpa de stres dacă trebuie doar să vă dați seama de ruta sau să căutați numărul de telefon chiar înainte de a ieși atunci când trebuie să sunați la client. Planificați timpul pentru călătorie, aflați programul exact al transportului și oferiți-i ocazia de a intercepta o ceașcă de cafea de-a lungul drumului.
10. Programați timpul în timpul zilei pentru sarcini și circumstanțe neprevăzute.
Cât de des se întâmplă greșelile tale? În fiecare zi, o dată pe săptămână? Furnizați în programul dvs. un timp pentru circumstanțe neprevăzute și, dacă nu apar, îl puteți folosi întotdeauna pentru a efectua alte activități. Analizați cât timp treceți în timpul zilei la apeluri sau pauze neprogramate și programați-l în programul dvs. Cel mai probabil, mai întâi veți supraestima sau subestima timpul necesar, dar cu experiență, exactitatea evaluării va crește.
11. Dezvoltați obișnuința de planificare.
De îndată ce ai o nouă sarcină, imediatDe asemenea, puneți-l pe agenda dvs. Dacă din orice motiv acest lucru nu este posibil, luați o notă în notepad, smartphone, tabletă sau pe orice alt dispozitiv pe care îl utilizați. Intrarea imediată a sarcinii în grafic, în primul rând, elimină necesitatea de a vă aminti ce trebuie să faceți și, în al doilea rând, exclude posibilitatea ca aceasta să rămână nerezolvată.
Dacă trebuie să monitorizați în mod regulatsolicită sau organizează întâlniri, le oferă în calendar pentru o săptămână și apoi adăugați pur și simplu elemente la intervalul specificat. Într-un calendar electronic, de exemplu, în Outlook, puteți plasa aceste elemente în secțiunea de note. În jurnalul de hârtie, unde nu există loc pentru toate articolele, le puteți trage ca o listă separată, legată de o anumită perioadă de timp.
12. Utilizați un singur calendar pentru planificarea muncii și pentru toate celelalte probleme.
Când vine vorba de viața ta, între muncă șitimpul liber nu trebuie împărțit. Aceste zone ale vieții tale sunt o reflectare a modului în care îți gestionezi timpul. Folosind două calendare, vă risipiți atenția și faceți dificilă controlul timpului.
13. Utilizați metoda celulă.
Principiul său este să se împartăzi pentru mai multe intervale de timp mari. Eficiența maximă este asigurată de segmente de cel puțin o oră și jumătate. Numărul acestor celule poate varia de la trei la șase. Cea mai simplă este o zi constând din trei celule corespunzătoare perioadelor de dimineață, după-amiaza și seara.
Intervalele de timp nu sunt altceva decât blocuri de realizări sau un moment în care veți fi implicați în cele mai importante afaceri.
O celulă nu presupune că estedoar o sarcină de lucru. Puteți programa pentru această perioadă orice număr de cazuri. De exemplu, dacă dimensiunea celulei dimineții este de trei ore, puteți programa patru sarcini de 15 minute și două ore în ea. Combinați mai multe sarcini mici în blocuri de 30 de minute sau, chiar mai bine, le puneți în celulele oră.
Simți-vă că suntem ocupațisarcini mici, și să promoveze formarea de blocuri mari planuri stabilite și să dea un sentiment de ceea ce ne-am atins obiectivul nostru. Încercați să nu umpleți celulele cu sarcini de rutină sau neproductive. Dacă aveți nevoie de o mulțime de timp pe probleme administrative, de a crea pentru ei o celulă separată. Trebuie să fii productiv, nu ocupat. Și nu uitați să rezumați sfârșitul fiecărui interval.
Structurarea celulelor vă va ajuta să utilizați cât mai eficient timpul alocat cazurilor planificate. În celulă, ar trebui să faci ceva care este cu adevărat important pentru tine.
celulă sau seară pentru relaxare;
celulă sau o dată pentru o dată;
celulă sau o seară dedicată creșterii sau învățării personale;
celulă sau o seară dedicată copiilor și familiei;
o celulă pentru comunicare;
celula pentru lucru târziu;
celula pentru a merge la cinema;
celula pentru antrenament.
14. Utilizați timpul liber cu înțelepciune.
Privind la celule, ai o idee desprecât de mult aveți timp liber. Fiecare dintre cele cinci grupuri de lucru vă oferă între trei și șase ore de timp liber. Sunt cincisprezece până la treizeci de ore pe săptămână. O puteți cheltui pe nimic: să se relaxeze, socializa cu familia și copii, au cina la un restaurant, du-te la filme. Dacă adăugăm la aceasta week-end (care este de treizeci și șase de ore, și încă șase - douăsprezece celule), atunci vei primi de la cincizeci-șaptezeci-șase ore de timp liber pe săptămână! Acest lucru este timpul pentru mai multe proiecte - cum ar fi învățarea limbilor străine, cărți de scris, etc ...
Utilizați aceste sfaturi și veți puteasă-și îmbunătățească în mod semnificativ productivitatea, să-și păstreze liniștea, să-și controleze mai ușor viața și să obțină mai mult timp liber pentru ei și pentru cei dragi!
